受発注DXとWebサイト刷新
実績紹介：スマートミールサービス株式会社

スマートミールサービス株式会社様では、売上拡大に伴い、電話・FAXによる注文受付や請求書対応、Excelによる注文管理などの事務作業が増加。人員面でも業務の限界を感じる状況となっていました。 スマートミールサービス株式会社_実績紹介

そこでAD-EIGHTでは、現場の業務をヒアリングしたうえで受発注システムを構築。さらにWebサイトのリニューアルとロゴ刷新までを実施しました。

単に業務をデジタル化するだけではなく、社内外の業務効率化と、Webを通じた今後の販売促進の両方につながる環境づくりを行った事例です。

売上拡大とともに増え続ける受発注業務。従来の運用に限界が見え始めていた

スマートミールサービス株式会社様では、電話やFAXによる注文受付や請求書対応を行い、注文や請求に関する情報をExcelで管理していました。

売上が拡大するにつれて対応しなければならない業務も増加。Excelで管理する資料も膨大になり、人員不足も重なったことで、従来の方法では業務を続けることに限界を感じる状況となっていました。 スマートミールサービス株式会社_実績紹介

そこで求められたのが、複雑化した受発注業務をシステム化し、日々の事務処理を効率化することでした。

また、業務改善と並行してWebサイトのリニューアルも実施。既存業務を効率化するだけではなく、Web上でサービスを分かりやすく伝え、今後の販売促進にもつなげられる環境を整えていくことになりました。

システムを導入する前に、まず現場の業務と課題を理解する

今回のプロジェクトでは、既存業務をそのままシステムへ置き換えるのではなく、まず現場の状況を根本から理解することを重視しました。

時間をかけてヒアリングを行い、日々どのような業務が発生し、どこに負荷や課題があるのかを整理。そのうえで、複雑化していた受発注業務を改善するシステムの構築を進めました。 スマートミールサービス株式会社_実績紹介

また、このシステムは社内だけで完結するものではなく、商品の仕入れ先も共有して使用する仕組みです。そのため、長期の開発期間の中で仕入れ先とも打ち合わせを行い、関係者間で問題点や不明点を明確にしながら導入を進めました。 スマートミールサービス株式会社_実績紹介 スマートミールサービス株式会社_実績紹介

Webサイトについても、単に見た目を新しくするのではなく、リニューアルの役割と目標を整理。サービス内容を分かりやすく伝えることや、記事コンテンツを通じたSEO対策まで含め、今後の販売促進につながるWebサイトを目指しました。

システム導入を前提に機能を決めるのではなく、まず時間をかけて現場へのヒアリングを実施。

実際の業務や悩みを把握し、何を改善する必要があるのかを明確にしたうえでシステム構築へ進みました。

受発注システムはクライアント社内だけでなく、仕入れ先も共有して使用できる仕組みとして構築しました。

導入にあたっては仕入れ先とも打ち合わせを行い、双方の業務に関わる問題点や不明点を整理。関係者を含めた業務改善につなげています。

Webサイトでは、デザインを新しくするだけでなく、サービス説明や情報構成そのものを見直しました。

サービス内容の分かりやすさに加え、記事コンテンツなどSEOを意識した情報発信も取り入れ、Webサイトの役割を販売促進まで広げています。

業務効率化を目的としたシステム構築だけにとどまらず、Webサイトとロゴのリニューアルも実施。

バックオフィス側の業務改善と、顧客に向けた情報発信・ブランド表現の改善を並行して進めたことが、今回の取り組みの特徴です。

受発注システムの導入によって、それまで膨大な時間を要していた事務処理の負担が軽減されました。

さらに、人為的な発注ミスがなくなり、事故処理への対応に追われる時間も減少。その分、別の業務に充てられる時間が増えたとの評価を得ています。 スマートミールサービス株式会社_実績紹介

Webサイトについても、リニューアル後にSEO対策の効果が出てきていることが確認されています。また、ロゴを刷新したことでサイト全体に統一感が生まれ、見やすさの改善にもつながりました。